Kickoff-Veranstaltung 2027 planen: Termin, Budget und die passenden Hotels

Holiday Inn Düsseldorf CityEine Kickoff-Veranstaltung ist eine ein- bis dreitägige Firmenveranstaltung zu Jahresbeginn, bei der ein Unternehmen seinem Team die Ziele, Strategie und Schwerpunkte des neuen Geschäftsjahres vorstellt – meist als Kombination aus Plenum, Workshops und einem gemeinsamen Abend. Verbreitete Synonyme sind Jahresauftakt, Jahresauftaktveranstaltung, Sales Kickoff oder Neujahrstagung.

Wer den Jahresauftakt 2027 im Januar oder Februar plant, entscheidet über die Location im Herbst 2026. Dieser Leitfaden geht die Planung in der Reihenfolge durch, in der sie tatsächlich anfällt: Termin, Budget, Raumbedarf, Programm, Haus.
COTP betreibt über 30 Hotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz – eigene Marken wie nestor und DASEYN sowie Häuser von Marriott, IHG und Accor.  16 Hotels davon haben eigene Tagungsräume, der größte fasst 280 Personen in Reihenbestuhlung. Gruppenanfragen laufen über eine Adresse: business@cotp.group.

Wann sollte der Kickoff 2027 stattfinden?

Das übliche Zeitfenster für Jahresauftaktveranstaltungen liegt zwischen der zweiten und der fünften Kalenderwoche – für 2027 also zwischen Montag, 11. Januar, und Freitag, 5. Februar 2027. Die erste Januarwoche fällt praktisch aus: Der 1. Januar 2027 ist ein Freitag, viele Teams sind bis zum Wochenende darauf nicht vollständig zurück, und in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt ist Mittwoch, der 6. Januar, gesetzlicher Feiertag.

Drei Daten, die 2027 die Planung verschieben:

• Weiberfastnacht fällt auf Donnerstag, den 4. Februar 2027, Rosenmontag auf den 8. Februar. Für Veranstaltungen im Rheinland – Köln, Düsseldorf, Bonn – endet das sinnvolle Fenster damit rund eine Woche früher als sonst. Hotelkapazitäten in diesen Städten sind in der Karnevalswoche zudem knapp und teuer.
• Die Winterferien starten in den meisten Bundesländern Ende Januar bis Mitte Februar. Wer Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern nicht in die Zwickmühle bringen will, legt den Termin davor.
• Dienstag bis Donnerstag ist das stärkste Fenster. Ein Kickoff, der am Donnerstagmittag beginnt und am Freitagnachmittag endet, spart eine Übernachtung – und bleibt trotzdem eine Veranstaltung mit Abend.

Zeitschiene: Was wann passieren muss

Für Gruppen bis 50 Personen empfehlen wir 3 Monate Vorlauf, ab 100 Personen 4 Monate. Januar-Termine in größeren Häusern sind ab November erfahrungsgemäß weitgehend vergeben.

Was kostet ein Kickoff pro Person?

Die Kosten teilen sich in drei Blöcke: Tagungspauschale (Raum, Technik, Verpflegung tagsüber), Übernachtung mit Frühstück und Abendveranstaltung.

Drei Bereiche prägen die Bewertung im Hotel:

Für einen anderthalbtägigen Kickoff mit einer Übernachtung liegt die Summe damit bei XX bis  XX Euro pro Person – ohne Anreise.

Der 110-Euro-Freibetrag

Für Betriebsveranstaltungen gilt in Deutschland ein Freibetrag von 110 Euro brutto pro teilnehmender Person, und zwar für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Wichtig sind drei Details, die in der Praxis regelmäßig übersehen werden:

• Es ist ein Freibetrag, keine Freigrenze. Nur der Betrag oberhalb von 110 Euro ist steuerpflichtig, nicht die gesamte Summe.
• Maßgeblich sind die tatsächlich Anwesenden, nicht die Eingeladenen. Wer 100 Personen einlädt, für 100 kalkuliert und 80 begrüßt, rechnet die Gesamtkosten durch 80.
• In die 110 Euro fließen alle Kosten ein, die dem Arbeitgeber entstehen: Speisen, Getränke, Raummiete, Technik, Künstler, Transfers – auch die Kosten für begleitende Angehörige werden der jeweiligen Person zugerechnet.

Wie groß muss der Tagungsraum sein?

Die häufigste Fehlplanung ist ein zu kleiner Hauptraum. Als Faustregel aus unseren eigenen Häusern:

Ein Plenum für 150 Personen in Reihenbestuhlung braucht also rund 190 m² – und zusätzlich Fläche für Bühne, Technik und Catering-Ausgabe. Wer Workshops einplant, braucht pro Kleingruppe einen eigenen Raum: Break-outs im selben Saal funktionieren akustisch bis etwa drei Gruppen, danach nicht mehr. Für 120 Personen in Sechsergruppen heißt das: mindestens fünf zusätzliche Räume oder klar getrennte Zonen.

Weitere Punkte, die vor der Zusage geklärt sein sollten: Tageslicht und Verdunkelung, Deckenhöhe bei Bühnenaufbau, Lastenaufzug für Technik, stabile Bandbreite für Hybrid-Zuschaltungen, ein Raum für Vorbereitung und Technik, und ob Catering im Tagungsbereich oder im Restaurant ausgegeben wird.

Ein Ablauf, der funktioniert

Ein Beispiel für anderthalb Tage, das sich in der Praxis bewährt hat:

Tag 1

• 10:00 Ankunft, Kaffee, Gepäckabgabe
• 11:00 Eröffnung und Rückblick auf das Vorjahr – ehrlich, inklusive der Dinge, die nicht funktioniert haben
• 12:30 Mittagessen
• 13:30 Strategie und Ziele des Jahres, maximal 45 Minuten Vortrag am Stück
• 15:00 Workshops in Kleingruppen
• 17:00 Ergebnisse im Plenum, offene Fragerunde
• 18:30 Check-in und Pause
• 19:30 Abendessen, danach freier Ausklang

Tag 2

• 09:00 Kurze Rückschau, Priorisierung der Ergebnisse
• 10:30 Verbindliche Vereinbarungen: Wer macht was bis wann
• 12:00 Abschluss und Mittagessen
• 13:00 Abreise

Zwei Dinge entscheiden über die Wirkung: Der Vortragsanteil sollte unter 40 Prozent der Gesamtzeit bleiben, und am Ende muss etwas Schriftliches stehen, das am Montag darauf noch gilt.

Welche COTP-Hotels eignen sich für den Jahresauftakt?

Sortiert nach der Größe des Plenums – die Angaben beziehen sich auf den jeweils größten Tagungsraum in Reihenbestuhlung.

Vier Häuser, die für bestimmte Konstellationen die naheliegende Wahl sind:

1. nestor Hotel Ludwigsburg ist das größte Tagungshaus im Portfolio: acht Räume, 420 m² Veranstaltungsfläche, 179 Zimmer. Plenum für bis zu 280 Personen und parallele Workshops finden hier unter einem Dach statt – das funktioniert sonst nur mit externer Location.

2. Four Points Flex by Sheraton Göttingen hat das beste Verhältnis von Raumanzahl zu Hausgröße: acht Tagungsräume auf 385 m², dazu ein Saunabereich. Für Formate mit vielen Kleingruppen ist das die praktikabelste Struktur.

3. Four Points Flex by Sheraton Bochum liegt unterhalb der Jahrhunderthalle. Wer für den Abend eine Location mit Charakter sucht, hat sie hier fußläufig – das Hotel liefert Zimmer und Tagungsraum, die Halle den Rahmen.

4. Le doux Souvenir Potsdam, a Tribute Portfolio Hotel ist das Haus für kleine Führungsrunden: moderne Boardrooms, Wellness- und Fitnessbereich, eine große Terrasse im grünen Innenhof und eine offene Lobby mit 24/7-Food- und Barkonzept. 145 Zimmer, zwei Veranstaltungsräume.

Neu für 2027: DASEYN Berlin Fischerinsel eröffnet 2027 in der Wallstraße mit 165 Zimmern und fünf Veranstaltungsräumen – Eröffnungstermin: Januar 2027, ab sofort buchbar!

Anreise und Nachhaltigkeitszertifizierung

Bei einem Jahresauftakt reist das Team aus mehreren Standorten an – die Anbindung entscheidet oft mehr als die Ausstattung. Viele unserer Hotels liegen fußläufig zum Hauptbahnhof, einige direkt am Flughafen. Wer eine bundesweit verteilte Mannschaft zusammenbringt, fährt mit einem zentral gelegenen Standort wie Hannover, Göttingen oder Essen in Summe die wenigsten Personenkilometer.

Alle unsere Häuser sind nach GreenSign zertifiziert – einem Standard, der vom Global Sustainable Tourism Council (GSTC) anerkannt ist und Energie, Wasser, Abfall, Beschaffung und Arbeitsbedingungen prüft. Für Unternehmen mit Nachhaltigkeitsberichterstattung ist das relevant: Die Zertifizierung ist dokumentiert und belastbar, nicht nur eine Selbstauskunft.

Ablauf einer Anfrage

1. Anfrage über das Formular auf der Seite Kickoff Veranstaltungen, per E-Mail an business@cotp.group oder telefonisch unter +49 221 95 58 68-0 – mit Wunschtermin, Personenzahl und Region
2. Angebot innerhalb von 24–48 Stunden, inklusive Zimmerkontingent, Tagungspauschale und Raumvorschlag
3. Optionsfrist von xx Tagen zur kostenfreien Reservierung
4. Vertrag und Anzahlung  xxxx
5. Kostenfreie Stornierung bis xx Tage vor Anreise, danach xx
6. Vor Ort betreut ein fester Ansprechpartner die Gruppe

Ihre Wunschregion ist nicht Teil unseres Portfolios? Auch dann lassen wir Sie nicht allein: Gerne empfehlen wir Ihnen ausgewählte Partner aus unserem Netzwerk, die zu Ihrer Anfrage passen.