Dienstreise: Verpflegungspauschale richtig abrechnen

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Wenn Mitarbeiter:innen beruflich unterwegs sind – für Kundentermine, interne Meetings oder die bedeutendste Messe der Branche – entstehen Kosten für ihre Verpflegung. Hier kommt die Verpflegungspauschale für Dienstreisen ins Spiel: Sie ermöglicht es, Reisekosten steueroptimiert abzurechnen und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren.

Als erfahrener Hotelpartner für Geschäftsreisende möchten wir Ihnen einen umfassenden Überblick über die Feinheiten der Verpflegungspauschale geben. In diesem Artikel beschreiben wir, wie Sie und Ihre Mitarbeiter:innen den Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen rechtssicher und effizient abrechnen können.

Das Wichtigste in Kürze:

• Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist eine steuerfreie Pauschale für Mehrkosten bei Geschäftsreisen ab 8 Stunden Abwesenheit.
• Die aktuellen Pauschalsätze betragen 2025 für Inlandsreisen 14 € pro Tag (bei 8-24 Stunden Abwesenheit) und 28 € pro Tag (bei über 24 Stunden Abwesenheit).
• Wenn Mahlzeiten vom Arbeitgeber oder Hotel gestellt werden, wird die Pauschale um den jeweiligen Betrag gekürzt.
• Für Geschäftsessen müssen detaillierte Belege eingereicht und separat als Bewirtungskosten abgerechnet werden.
• Für Verpflegungspauschalen sind keine Belege nötig; es genügt die Dokumentation der Reise.
• Die Anwendung der Verpflegungspauschale bietet Planungssicherheit, spart Zeit und Geld.

Was ist die Verpflegungspauschale bzw. der Verpflegungsmehraufwand (VMA)?

Die Begriffe Verpflegungspauschale und Verpflegungsmehraufwand werden häufig synonym genutzt. Allerdings sind damit unterschiedliche Aspekte derselben Regelung gemeint:

• Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die Arbeitnehmer:innen während einer sogenannten Auswärtstätigkeit für ihre Mahlzeiten aufbringen müssen. Eine Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn Mitarbeiter:innen sich aus beruflichen Gründen außerhalb ihrer eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte aufhalten müssen. Der Verpflegungsmehraufwand ist sozusagen der steuerlich anerkannte Grund für die Verpflegungspauschale.
• Die Verpflegungspauschale wiederum ist der gesetzlich festgelegte Betrag, der für den Verpflegungsmehraufwand angesetzt werden darf – unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten. Statt einzelner Belege für die tatsächlichen Verpflegungskosten zu fordern, hat der Gesetzgeber im Einkommensteuergesetz (§9 Abs. 4a EStG) Pauschalbeträge festgelegt. Diese können Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen steuerfrei erstatten. Die Verpflegungspauschale vereinfacht die steuerliche Abrechnung, da ohne sie die tatsächlichen Kosten einzeln nachgewiesen werden müssten.

Stellen Sie sich vor: Sie sitzen morgens im Café und überlegen, ob Sie den Kassenbon für Ihr Croissant aufbewahren müssen. Oder Sie genießen abends ein leichtes Dinner im Hotel und fragen sich, ob Sie um einen Beleg für die Abrechnung bitten müssen. Diese Unsicherheiten und der dazugehörige Aufwand bleiben Ihnen dank der Verpflegungspauschale erspart.

Wann greift die Verpflegungspauschale auf Dienstreisen?

Bei einer Geschäftsreise gibt es bestimmte Voraussetzungen für die Anwendung der Verpflegungspauschale. Entscheidend ist zunächst die Dauer der Abwesenheit vom üblichen Arbeitsplatz und der eigenen Wohnung.

Zeitliche Voraussetzungen

Für Inlandsreisen gilt ab einer Abwesenheit von 8 Stunden die kleine Verpflegungspauschale (14 €). Ab 24 Stunden Abwesenheit kann die volle Verpflegungspauschale (28 €) angerechnet werden. Bei mehrtägigen Reisen kann für jeden ganzen Tag die volle Pauschale berechnet werden. Für den An- und Abreisetag gilt jeweils die kleine Pauschale.

Im Jahr 2025 gelten für Geschäftsreisende aus Deutschland in der DACH-Region je nach Abwesenheitsdauer und Reiseziel die folgenden Beträge:

Pauschalen für Geschäftsreisen ins Ausland

Die Regelung zur Verpflegungspauschale basiert auf der Annahme, dass Dienstreisende am Reiseort höhere Verpflegungskosten haben als zu Hause. Deshalb variieren die Beträge bei Dienstreisen ins Ausland je nach Zielland erheblich. Wer beispielsweise nach Norwegen reist, darf sich – passend zum hohen Preisniveau des Landes – über eine volle Pauschale von 75 € freuen. Für eine Reise nach Serbien, wo gute Verpflegung preiswert ist, gibt es 27 €. Die aktuellen Auslandspauschalen finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums in einer übersichtlichen Tabelle.

Besonderheiten bei Hotelübernachtungen

Wenn Ihre Mitarbeiter:innen in einem Hotel übernachten, können sich besondere Konstellationen ergeben, die bei der Abrechnung zu beachten sind. Stellt das Hotel kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt werden:

• Wird das Frühstück im Hotel eingenommen, reduziert sich die Tagespauschale um 20 %.
• Für ein gestelltes Mittagessen muss eine Kürzung um 40 % vorgenommen werden.
• Auch beim Abendessen beträgt die Kürzung 40 % des Pauschbetrages.

Spezialisierte Business-Hotels wie die der The Chocolate on the Pillow Group (COTP) bieten meist hochwertige Verpflegungskonzepte für Geschäftsreisende. In solchen Fällen ist es wichtig, die gestellten Verpflegungsleistungen zu dokumentieren und in der Abrechnung zu berücksichtigen. Da es sich dabei jeweils nicht um offizielle Geschäftsessen handelt, benötigen Sie für die Dokumentation keine Belege.

Abgrenzung: Verpflegungsmehraufwand vs. Geschäftsessen

Ein häufiger Fehler bei der Reisekostenabrechnung ist die Verwechslung von Verpflegungsmehraufwand und Bewirtungskosten. Die beiden Kategorien unterscheiden sich in ihrem Zweck, in der Abrechnung und der steuerlichen Behandlung. Daher sollten sie nicht verwechselt werden.

Worin unterscheiden sich Verpflegungsmehraufwand und Geschäftsessen?

Geschäftsessen als Bewirtungskosten

Wenn Sie Ihre Geschäftspartner:innen zum Essen einladen, um beispielsweise über das nächste gemeinsame Projekt zu sprechen, entstehen Bewirtungskosten. Diese gehören nicht zur Verpflegungspauschale, sondern werden separat als Betriebsausgaben behandelt und können bei Betriebsprüfungen angefordert werden. Während Unternehmen Bewirtungskosten nur zu 70 % steuerlich geltend machen können, sind Verpflegungspauschalen zu 100 % absetzbar.

Ein Geschäftsessen hat folgende Merkmale:

• Externe Geschäftspartner:innen werden bewirtet.
• Es gibt einen konkreten geschäftlichen Anlass.
• Die Bewirtung erfolgt im Rahmen der Geschäftstätigkeit.

Hier ist aufmerksames Sammeln gefragt, denn für die Dokumentation von Geschäftsessen brauchen Sie einen lückenlosen Bewirtungsbeleg.

Auf der maschinell erstellten Rechnung des Restaurants müssen folgende Details angegeben sein:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Ausstellungsdatum (Tag der Bewirtung)
• Auflistung der verzehrten Speisen und Getränke (keine Sammelbegriffe wie „Speisen und Getränke“)
• Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Einzel- und Gesamtpreis, inkl. Mehrwertsteuer
• Fortlaufende Rechnungsnummer und Steuernummer / USt - IdNr. des Restaurants
• Registriernummer, Transaktions- und Seriennummer der Kasse (bei elektronischen Kassensystemen)

Der Eigenbeleg wird durch die Person erstellt, die zum Geschäftsessen eingeladen hat. Er kann auf der Rückseite der Rechnung oder einem separaten Beleg gemacht werden, der mit der Restaurantrechnung zusammen abgeheftet wird. Auf dem Eigenbeleg ergänzen Sie folgende Informationen:

• Ort und Datum der Bewirtung
• Namen aller bewirteten Personen (inkl. Gastgeber:in)
• Konkreter Anlass der Bewirtung (z. B. „Vertragsverhandlung Projekt X“)
• Ihre Unterschrift als Gastgeber:in
• Höhe des Trinkgelds (vom Servicepersonal bestätigt durch Notiz „Trinkgeld X € erhalten“ und Unterschrift)

Keine doppelte Abrechnung

Wenn während einer Dienstreise ein Geschäftsessen stattfindet, wird die Verpflegungspauschale um den entsprechenden Prozentsatz gekürzt. Die Kürzung funktioniert nach derselben Formel wie bei der gestellten Mahlzeit im Hotel: Haben Sie zu einem Business-Lunch oder -Dinner eingeladen, kürzen Sie den Betrag um 40 %. Im weniger üblichen Fall eines geschäftlichen Frühstücks läge die Kürzung bei 20 %.

Belegführung und Nachweispflichten beim Verpflegungsmehraufwand (VMA)

Dass dank der Verpflegungspauschale keine Einzelbelege für Verpflegungskosten benötigt werden, ist ein großer Vorteil. Dennoch gibt es wichtige Dokumentationspflichten, die Arbeitnehmer:innen und Unternehmen beachten sollten, damit das Finanzamt die Pauschale anerkennt.

Folgende Nachweise sollten für jede Dienstreise vorliegen:

• Reiseziel (Wohin ging die Reise?)
• Reisezeitraum (Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Reise)
• Reisezweck bzw. beruflicher Anlass (Warum wurde die Reise unternommen?)
• Erste Tätigkeitsstätte (Bestätigung der Auswärtstätigkeit)
• Erfasste Mahlzeiten (z. B. Frühstück im Hotel)
• Reiseroute (bei mehreren Stationen oder Tagen)

Für diese Angaben genügt eine selbst geführte Dokumentation. Das kann beispielsweise eine Excel-Tabelle sein, die alle wichtigen Angaben enthält. Alle Reiseunterlagen müssen entsprechend den steuerlichen Aufbewahrungsfristen – in der Regel 10 Jahre lang – archiviert werden.

Abrechnung der Verpflegungspauschale von Dienstreisen in der Praxis

Die praktische Umsetzung der Verpflegungspauschale gelingt am besten mit einer systematischen Herangehensweise und klaren Prozessen. Das sind die wichtigsten Schritte für eine korrekte Abrechnung:

Schritt 1: Reisedaten erfassen

Zunächst müssen Ihre reisenden Mitarbeitenden die grundlegenden Reiseinformationen dokumentieren.

Schritt 2: Pauschale berechnen

Berechnen Sie die Gesamtdauer der Abwesenheit. Basierend darauf ermitteln Sie die entsprechende Pauschale. Bei mehrtägigen Reisen erfolgt die Berechnung tageweise.

Beispiel: Frau Celik reist von Montag bis Mittwoch für Kundentermine nach München. Sie kann folgende Verpflegungspauschalen abrechnen:

Schritt 3: Kürzungen berücksichtigen

Wenn Mahlzeiten gestellt wurden, müssen Sie den Pauschbetrag nun entsprechend um 20 % (Frühstück) oder 40 % (Mittag- und Abendessen) kürzen.

Beispiel: Frau Celik hat am Dienstagmorgen in ihrem Hotel gefrühstückt. Daher muss sie die volle Pauschale von 28 € um 20 % (5,60 €) kürzen. Sie kann für den Dienstag als vollen Abwesenheitstag 22,40 € anrechnen.

Wenn Geschäftsessen stattgefunden haben, müssen die Tagespauschale gekürzt und die Bewirtungskosten geltend gemacht werden.

Schritt 4: Dokumentation

Für die Verpflegungspauschale selbst sind keine ausführlichen Belege nötig. Dennoch muss die Reise vollständig dokumentiert werden.

Anders ist es bei Geschäftsessen, zu denen Sie während Ihrer Dienstreise eingeladen haben. Für die Abrechnung müssen Sie einen detaillierten Bewirtungsbeleg mit Eigenbeleg einreichen.

Steuerliche Aspekte und Fallstricke im Rahmen der Verpflegungspauschale

Die korrekte steuerliche Behandlung der Verpflegungspauschale ist entscheidend, um sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeiter:innen optimale Ergebnisse zu erzielen.

Steuerfreie Erstattung vs. lohnsteuerpflichtiger Ersatz

Richtig angewendet, ist die Verpflegungspauschale für Arbeitnehmer:innen steuer- und sozialversicherungsfrei. Das Unternehmen kann die Pauschale als Betriebsausgaben geltend machen. Werden jedoch die gesetzlichen Höchstbeträge überschritten, wird der Mehrbetrag lohnsteuerpflichtig.

Typische Fehler vermeiden

In der Praxis treten immer wieder die gleichen Fehler auf, die zu steuerlichen Risiken führen können.

1. Doppelte Erstattung: Wenn sowohl die Pauschale abgerechnet als auch Einzelbelege für Mahlzeiten eingereicht werden.
2. Fehlende Kürzungen: Wenn trotz gestellter Mahlzeiten die volle Pauschale angesetzt wird.
3. Falsche Pauschalsätze: Wenn bei Auslandsreisen nicht die aktuellen länderspezifischen Sätze angewendet werden.
4. Falsche Zeitberechnung: Wenn Abwesenheitszeiten nicht präzise erfasst werden.
5. Unzureichende Dokumentation: Wenn z. B. der Reisegrund nicht ausreichend belegt wird.

Bei Betriebsprüfungen stehen Reisekosten oft im Fokus. Dabei achten die Prüfer:innen besonders auf Aspekte wie:

• Plausibilität der Reisezeiten
• Geschäftliche Veranlassung
• Korrekte Anwendung der Pauschalsätze
• Vollständigkeit der Kürzungen

Fazit: Mit klaren Regeln die Verpflegungspauschale einer Dienstreise abrechnen

Die korrekte Anwendung der Verpflegungspauschale für Dienstreisen ist ein wichtiger Baustein für eine effiziente Reisekostenabrechnung. Wer die gesetzlichen Pauschalsätze kennt und richtig anwendet, spart nicht nur Zeit bei der Abrechnung, sondern reduziert auch steuerliche Risiken für Unternehmen und Geschäftsreisende.

Die klare Abgrenzung zwischen Verpflegungsmehraufwand und Bewirtungskosten (bei Geschäftsessen) verhindert doppelte oder fehlerhafte Abrechnungen. Prüfen Sie bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung die Verpflegungsleistungen Ihres Hotels. Moderne Business-Hotels wie die von COTP bieten oft umfassende Verpflegungskonzepte, die entsprechende Kürzungen der Pauschale erfordern.

Wie COTP Sie als Hotelpartner unterstützen kann

Für eine optimale Abwicklung Ihrer Geschäftsreisen mit versiertem Support bei der korrekten Anwendung der Verpflegungspauschale stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Unsere erfahrenen Teams kennen die aktuellen Bestimmungen und unterstützen Sie bei der steuerkonformen Abrechnung.

Sprechen Sie uns an – wir helfen Ihnen dabei, Ihre Dienstreisen optimal zu organisieren und dabei alle steuerlichen Vorteile zu nutzen.