Durchdachte Reiserichtlinien schaffen Orientierung und machen die Organisation von Geschäftsreisen effizienter. Sie schaffen eine verlässliche Grundlage für Planung, Buchung und Abrechnung und geben allen Beteiligten die nötige Sicherheit. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei der Erstellung ankommt, und enthält eine praktische Checkliste für unternehmensspezifische Regelungen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Eine gut organisierte Geschäftsreise spart Zeit, Geld und Ressourcen.
- Klare Reiserichtlinien und zentrale Buchungstools erhöhen die Effizienz.
- Die Hotelauswahl beeinflusst maßgeblich den Reiseerfolg.
- Nachhaltigkeit spielt bei Dienstreisen eine zunehmende Rolle.
Was sind Reiserichtlinien?
Reiserichtlinien sind interne Vorgaben, die regeln, unter welchen Bedingungen Geschäftsreisen im Unternehmen durchgeführt und abgerechnet werden. Sie betreffen unterschiedliche Mitarbeitergruppen und definieren unter anderem Kostenrahmen für Unterbringung, Transport oder Verpflegung.
Durchdachte Reiserichtlinien erleichtern den Alltag für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen, unter anderem durch:
- Klare Regelung, wer reisen darf
- Prüfung von Anlass und Ziel einer Reise
- Kontrolle und Begrenzung der entstehenden Kosten
- Transparente Vorgaben für Mitarbeitende
- Vereinfachte Beantragung und Abwicklung
Darüber hinaus können diese Vorgaben auch Nachhaltigkeitsziele berücksichtigen – etwa durch Empfehlungen für umweltfreundliche Verkehrsmittel, die Verpflichtung zur CO2-Kompensation oder die Bevorzugung von Anbietern mit Nachhaltigkeitszertifikat.
Checkliste: Das gehört in eine Reiserichtlinie
Eine Travel Policy umfasst verschiedene Bereiche – von der Genehmigung über Reisekosten bis hin zu Nachhaltigkeitskriterien. Die folgende Checkliste hilft dabei, alle relevanten Punkte beim Erstellen von Reiserichtlinien zu strukturieren.
Bitte beachten Sie: Diese Übersicht dient als praktische Orientierung, nicht als rechtlich verbindliche Vorlage.
1. Anwendungsbereich der Reiserichtlinie
Der Anwendungsbereich legt fest, für welche Arten von Dienstreisen die Reiserichtlinie gilt – etwa Reisen im Auftrag des Unternehmens, die erstattungsfähig sind. Er definiert, welche Mitarbeitendengruppen und Reisezwecke eingeschlossen sind und bildet damit die Grundlage für eine einheitliche Anwendung.
Auch die Erstattungspolitik gehört in diesen Abschnitt: Sie regelt, welche Kosten erstattet werden können und in welcher Höhe, zum Beispiel für Transport, Hotel oder Verpflegung. Klare Vorgaben schaffen hier Transparenz und vermeiden Missverständnisse.
2. Wirtschaftlichkeit, Notwendigkeit und Nachhaltigkeit von Reisen
Beim Erstellen von Reiserichtlinien ist es sinnvoll, Grundprinzipien zu definieren, die Business-Trips im Unternehmen leiten. Dazu zählen wirtschaftliche, organisatorische und nachhaltige Aspekte, die Orientierung für Planung, Buchung und Abrechnung bieten. Typische Inhalte dieses Abschnitts:
- Planungsgrundsätze: Dienstreisen sollten nur dann erfolgen, wenn sie notwendig und wirtschaftlich sinnvoll sind. Die jeweils effizienteste und praktikable Reiseoption wird bevorzugt.
- Verkehrsmittelwahl: Die Wahl des Verkehrsmittels erfolgt auf Basis nachvollziehbarer Kriterien, wie Reisezeit, Zweck, besondere Umstände oder Kosten. Reiserichtlinien für Geschäftsreisen schaffen hier Transparenz und Entscheidungssicherheit.
- Nachhaltige Reiseoptionen: Umweltfreundliche Mobilität kann aktiv gefördert werden – etwa durch Empfehlungen für Bahnreisen, CO2-Kompensation oder Hotels mit Nachhaltigkeitszertifizierung. Auch der CO2-Fußabdruck pro Übernachtung kann berücksichtigt werden.
- Nachweis und Verantwortung: Reisekosten müssen durch Belege nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorgaben liegt bei den reisenden Mitarbeitenden. So wird Transparenz geschaffen und interne Standards werden gesichert.
3. Genehmigungsverfahren für Reisen
Für eine reibungslose Organisation von Geschäftsreisen empfiehlt es sich, das Genehmigungsverfahren in der Travel Policy transparent zu definieren. Zuständigkeiten, Entscheidungskriterien und Abläufe schaffen Orientierung für alle Beteiligten – von der Antragstellung bis zur Rückmeldung. Folgende Punkte sind beim Erstellen von Reiserichtlinien in diesem Abschnitt zu berücksichtigen:
- Genehmigungsbefugnis: Die Richtlinie legt fest, welche Personen oder Abteilungen für die Genehmigung von Reiseanträgen zuständig sind. Dazu gehören zum Beispiel direkte Vorgesetzte, das Management oder eine zentrale Travel-Abteilung. Verbindliche Regelungen beschleunigen Prozesse und vermeiden Unsicherheiten.
- Kriterien für die Genehmigung: Neben der grundsätzlichen Notwendigkeit der Reise zählen auch geschäftlicher Nutzen und Wirtschaftlichkeit zu den Kriterien. Diese Vorgaben helfen, Ressourcen gezielt einzusetzen und lassen sich klar strukturieren – etwa in Form eines Reiserichtlinien-Beispiels oder Musters.
- Erforderliche Unterlagen: Für eine transparente Entscheidung sind bestimmte Dokumente notwendig, wie Einladungen, Programme oder ein Reiseablauf. Eine Checkliste innerhalb der Richtlinie, um eine Dienstreise zu planen, kann die Antragstellung vereinfachen.
- Bearbeitungsdauer: Die Reiserichtlinie kann Hinweise zur typischen Dauer des Genehmigungsprozesses enthalten. Faktoren wie Reiseziel, Reisedauer oder interne Auslastung wirken sich auf die Bearbeitungszeit aus. Diese Informationen schaffen mehr Planbarkeit.
- Kommunikation der Entscheidung: Die Art und der Zeitpunkt der Rückmeldung an die antragstellende Person sollten klar geregelt sein. Eine zeitnahe Information, etwa per E-Mail, erleichtert die weitere Organisation und stellt sicher, dass auch andere beteiligte Stellen rechtzeitig eingebunden werden.
4. Kosten der Reise
Ein wesentlicher Aspekt beim Reiserichtlinien-Erstellen ist die klare Definition erstattungsfähiger Ausgaben bei Geschäftsreisen. Eine transparente Kostenstruktur schafft Sicherheit für Unternehmen und Mitarbeitende.
Übersicht der erstattungsfähigen Kosten
Die Reiserichtlinie legt fest, welche Ausgaben während einer Dienstreise übernommen werden. Angemessene Nebenkosten sollten im Einklang mit Wirtschaftlichkeit und internen Vorgaben stehen. Nicht standardmäßig erstattungsfähige Ausgaben benötigen in der Regel eine gesonderte Genehmigung.
Typische Ausgaben, die erstattet werden können, sind:
- Flug- und Bahnkosten
- Flughafentransfers mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxis
- Parkgebühren an Flughäfen, Bahnhöfen oder Hotels
- Nutzung privater Pkw (Kilometerpauschale) oder Mietwagen (inkl. Versicherung)
- Fahrten mit ÖPNV oder Taxi am Zielort
- Gepäckgebühren für notwendige Mitnahme oder Aufbewahrung
- Hotelkosten (Reiserichtlinie sollte zu Hotelkosten – z. B. eine Obergrenze nach DEHOGA-Klassifizierung – benennen)
- Verpflegungsmehraufwendungen gemäß den steuerlich definierten Pauschalen
- Kommunikationskosten wie Telefonate, Internet oder Porto
- Teilnahmegebühren für Seminare und Konferenzen
- Visagebühren für internationale Reisen
Budgetgrenzen und -richtlinien
Maximalbeträge für bestimmte Kostenpositionen helfen bei der Einhaltung finanzieller Rahmenbedingungen. Diese Vorgaben lassen sich auch in eine Reiserichtlinien-Vorlage integrieren.
Auswahl von Dienstleistern
Empfohlen wird die Nutzung von Vertragspartnern oder Anbietern mit günstigem Preis-Leistungs-Verhältnis – gerade bei häufigen Geschäftsreisen.
Nachhaltigkeitsaspekte
Umweltfreundliche Verkehrsmittel, zertifizierte Hotels und CO2-Kompensation können als Kriterien benannt werden. Gerade bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands oder ins Ausland lassen sich so nachhaltige Standards etablieren.
Spezialfälle und Ausnahmen
Für Reisen mit besonderen Anforderungen, etwa abgelegene Ziele oder Events, kann die Richtlinie Ausnahmen mit entsprechendem Genehmigungsprozess zulassen.
Belegpflicht
Alle Ausgaben müssen durch Rechnungen oder Quittungen dokumentiert sein, um erstattet zu werden.
Umgang mit Vorschüssen
Ergänzend kann die Reiserichtlinie festlegen, wie Reisekostenvorschüsse beantragt und abgerechnet werden.
5. Abrechnungsverfahren
Ein klar definiertes Abrechnungsverfahren ist ein zentraler Bestandteil beim Erstellen von Reiserichtlinien. Es sorgt für Transparenz, verringert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass Reisekosten effizient und korrekt verarbeitet werden.
- Einreichungsfristen: Fristen für die Abgabe der Reisekostenabrechnung nach Reiseende sorgen für eine zeitnahe Bearbeitung und Erstattung.
- Standardisiertes Abrechnungsformular: Die Verwendung eines einheitlichen Formulars erleichtert die Erfassung aller relevanten Angaben zur Reise und den entstandenen Kosten.
- Belegpflicht: Alle Ausgaben müssen durch Belege wie Quittungen oder Rechnungen nachgewiesen werden. Nur belegte Ausgaben gelten als erstattungsfähig.
- Prüfungsprozess: Die Richtlinie sollte festlegen, wie Abrechnungen geprüft und freigegeben werden – inklusive der Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens.
- Auszahlungsverfahren: Informationen zur Auszahlung der erstattungsfähigen Beträge, wie Zeitrahmen für die Überweisung, schaffen Planungssicherheit.
- Korrektur von Fehlern: Es sollte beschrieben werden, wie bei Abrechnungsfehlern vorzugehen ist – sowohl durch Mitarbeitende als auch durch die Buchhaltung.
- Archivierung von Abrechnungen: Hinweise zur Aufbewahrungspflicht der Unterlagen unterstützen steuerliche und interne Prüfprozesse.
6. Ausnahmeregelungen
Auch bei einer klar formulierten Reiserichtlinie kann es Situationen geben, die vom Standard abweichen. Damit Sonderfälle transparent und einheitlich behandelt werden, sollten Ausnahmeregelungen beim Erstellen von Reiserichtlinien bedacht werden.
- Definition von Ausnahmefällen: Die Richtlinie sollte festlegen, in welchen Szenarien von den regulären Vorgaben abgewichen werden darf, etwa bei außergewöhnlichen Reisezielen, kurzfristigen Ereignissen oder Notfällen.
- Antragsverfahren und Genehmigung: Es ist sinnvoll, einen klaren Prozess für Ausnahmeanträge zu definieren, inklusive der erforderlichen Unterlagen und der zuständigen Genehmigungsinstanzen im Unternehmen.
- Dokumentation und Begründung: Jeder Antrag auf Ausnahme sollte gut nachvollziehbar begründet und lückenlos dokumentiert sein. So bleiben Entscheidungen transparent und prüfbar.
- Überprüfung der Regelungen: Die Ausnahmeregelungen selbst sollten in regelmäßigen Abständen überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden, beispielsweise durch Anpassungen an neue Reiserichtlinien oder Unternehmensentwicklungen.
- Kommunikation genehmigter Ausnahmen: Ist eine Ausnahme genehmigt, muss dies klar und nachvollziehbar intern kommuniziert werden – auch an relevante Schnittstellen wie Buchhaltung oder Travel Management.
Sind Reiserichtlinien sinnvoll?
Durchdachte Reiserichtlinien bringen Struktur in die Planung, Durchführung und Abrechnung von Dienstreisen. Sie fördern eine einheitliche Handhabung im Unternehmen, vermeiden Missverständnisse und unterstützen die wirtschaftliche Umsetzung geschäftlicher Reisen.
Wer Reiserichtlinien erstellt, legt sowohl verbindliche Standards für Kosten, Buchung sowie Genehmigung fest als auch für nachhaltige Optionen wie CO2-Kompensation oder die Wahl umweltfreundlicher Verkehrsmittel. Das hilft, gesetzliche Vorgaben einzuhalten, Kosten zu kontrollieren und das Bewusstsein für nachhaltige Geschäftsreisen
zu stärken.
Hotel für Geschäftskunden
COTP-Hotels kennen die Bedürfnisse von Geschäftsreisenden und bieten ihnen ein professionelles Umfeld mit komfortablen Zimmern, modernen Tagungsräumen und verlässlichem Service. Alle Häuser sind GreenSign-zertifiziert und orientieren sich an transparenten Nachhaltigkeitsstandards. So lässt sich verantwortungsvolles Reisen mit den Richtlinien Ihres Unternehmens und den Ansprüchen Ihrer Mitarbeitenden vereinen.
