Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise in der Praxis

Im Reiseantrag steht „Dienstreise“, das Buchungstool spricht von „Geschäftsreise“, und die Abrechnung führt beide Begriffe nebeneinander. Offen bleibt der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise: Meinen beide Wörter dieselbe Reise oder zwei getrennte Reisearten?
Relevant wird die Antwort spätestens dann, wenn Reiserichtlinie, Genehmigung und Reisekostenabrechnung für einen Termin unterschiedliche Begriffe verwenden. In der Folge fragen Mitarbeitende bei HR oder in der Buchhaltung nach, welche Regelungen für ihre Fahrt zum Kunden gelten.

Dieser Beitrag ordnet beide Begriffe aus Sicht der Unternehmen ein und zeigt, wann die Wortwahl rechtlich oder organisatorisch Gewicht bekommt.

Das Wichtigste in Kürze

• In der Privatwirtschaft ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise meist sprachlicher Natur. Beide Wörter bezeichnen gleichwertig eine vom Arbeitgeber veranlasste Reise.
• Eine ausdrückliche Definition der Dienstreise enthält das Bundesreisekostengesetz, das für Bundesbeamte und über Tarifverträge auch für Beschäftigte im öffentlichen Dienst gilt.
• Steuerlich zählt bei Reisekosten die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit: Sie entscheidet über steuerfreie Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen, unabhängig davon, wie die Reise intern heißt.
• Reisezeit auf einer Dienstreise wird arbeitsrechtlich zweifach betrachtet: bei der Vergütung und bei der Frage, ob sie als Arbeitszeit zählt. Den Ausschlag geben Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und die Tätigkeit unterwegs.
• Ein verbindlich festgelegter Begriff in Reiserichtlinie, Verträgen und Software macht Freigaben und Buchungen eindeutig.

Dienstreise oder Geschäftsreise: Gibt es einen Unterschied? 

Für Unternehmen der Privatwirtschaft beschränkt sich der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise in der Regel auf die Bezeichnung. Gemeint ist jeweils eine Reise, die Mitarbeitende im Auftrag ihres Arbeitgebers außerhalb ihres üblichen Arbeitsorts unternehmen. Dazu zählen Schulungen, Messen, Audits oder Projekteinsätze an einem anderen Ort oder Standort. Eine allgemeingültige gesetzliche Trennung beider Begriffe fehlt in diesem Bereich.

Die Wortbestandteile setzen leicht unterschiedliche Akzente, jedes der beiden Wörter hat seinen festen Platz in einer eigenen Fachsprache:

• Dienstreise: Das Wort betont den dienstlichen Charakter, prägt das Reisekostenrecht des öffentlichen Dienstes und stand bis 2008 auch in den Lohnsteuerrichtlinien.
• Geschäftsreise: Der Begriff stellt den geschäftlichen Zweck in den Vordergrund und ist im Travel Management sowie in der Hotellerie verbreitet.
• Business Trip: Die englische Entsprechung taucht in international tätigen Unternehmen und in vielen Buchungsportalen auf.

Ein Kundentermin mit Übernachtung bleibt derselbe Vorgang, ob ihn das System als Dienstreise oder als Geschäftsreise führt. Welche Kosten erstattet werden und welche Stelle die Reise freigibt, regeln interne Vorgaben und Rechtsvorschriften unabhängig vom Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise.

Wie Dienstreise, Geschäftsreise und Reisetätigkeit rechtlich eingeordnet werden 

Drei Regelwerke behandeln den Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise mit jeweils eigenen Begriffen: Dienstrecht, Steuerrecht und Arbeitsrecht. Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) definiert Dienstreisen als Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte. Es gilt für Bundesbeamte. Tarifbeschäftigte übernehmen über TVöD und TV-L die Regeln für Beamte.

Dienstreise und Geschäftsreise im Unternehmensalltag richtig verwenden

In vielen Unternehmen geht der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise auf verschiedene Abteilungen zurück. Die Personalabteilung spricht von Dienstreisen, das Travel Management von Geschäftsreisen. Hinzu kommen gewachsene Vorlagen, Begriffe in zugekaufter Software oder Vorgaben einer Konzernzentrale. Klärungsbedarf entsteht vor allem an fünf Stellen:

• Reiserichtlinie: Regelt sie ausschließlich „Dienstreisen“, bleibt offen, ob Budget- und Hotelvorgaben auch für Reisen gelten, die das Buchungstool als Geschäftsreise führt.
• Genehmigung: Legt ein Workflow getrennte Reisetypen an, durchlaufen gleiche Anlässe verschiedene Freigabewege.
• Buchung: Firmenraten und Hotelkontingente lassen sich gezielt nutzen, sobald alle Buchungen unter einer gemeinsamen Kategorie laufen.
• Zeiterfassung: Erfasst das Zeitsystem Reisezeiten unter einer eigenen Reiseart, sollten Anordnung und Abrechnung dieselbe Bezeichnung tragen.
• Reisekostenabrechnung: Ein einziges Auswahlfeld im Formular hält Kostenstellen und Auswertungen über alle Abteilungen hinweg vergleichbar.

Unternehmen, die Reiserichtlinien erstellen oder überarbeiten, legen am besten einen Leitbegriff fest. Alternativ verwendet die Richtlinie Dienstreise und Geschäftsreise unterschiedslos und hält das ausdrücklich fest. Abweichende Bezeichnungen wie „Auswärtstätigkeit“ in der Abrechnung oder „Dienstreise“ im Tarifvertrag erläutert ein kurzes Glossar.

Steht fest, wie das Unternehmen den Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise regelt, übernehmen auch Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen zu Reisen denselben Begriff. Eine Checkliste für Reiserichtlinien erleichtert diesen Abgleich, ergänzt um einige Prüffragen zur Begriffswahl:

☐ Pflegt eine feste Stelle die Bezeichnungen in Richtlinie, Systemen und Formularen?
☐ Nutzen Führungskräfte und Assistenzen in Anträgen und Freigaben denselben Begriff?
☐ Übersetzen englischsprachige Unterlagen den Leitbegriff einheitlich, etwa als Business Trip?
☐ Tragen verwandte Formate wie Bleisure oder Workation eine eigene, klar definierte Bezeichnung?
☐ Durchlaufen neue Formulare und Software-Updates vor dem Start eine kurze Begriffsprüfung?
☐ Erfahren neue Mitarbeitende im Onboarding, welcher Begriff gilt?
☐ Erhalten externe Partner wie Reisebüros Aufträge mit dem internen Leitbegriff?

Geschäfts- und Dienstreisen mit COTP organisieren

Bei der Hotelbuchung endet der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise. In beiden Fällen braucht es ein Hotel, in dem Reisende gut ankommen. Dafür ist COTP da: mit über 30 Häusern in der DACH-Region, darunter Moxy, Novotel und Holiday Inn Express.

Gern richten wir uns nach der Reiserichtlinie des Unternehmens, von Budget und Lage bis zu Ausstattung und Buchungsbedingungen. Firmen mit regelmäßigen Reisen profitieren von Sonderkonditionen für Geschäftsreisende. Die Hotelrechnung weist am Ende die tatsächlichen Kosten aus und lässt sich direkt für die Reisekostenabrechnung nutzen.

Fazit: Der Unterschied zwischen Dienstreise und Geschäftsreise liegt vor allem im Kontext